Hoe huur je een barman voor je bruiloft in?

Een bruiloft plannen is niets voor mensen met een zwak hart. Er moeten duizend-en-één beslissingen worden genomen, en ze blijken bijna altijd ingewikkelder dan je denkt. Het coördineren van eten, drinken, tijd en toegankelijkheid kost veel energie. De kans is groot dat je op je grote dag blij bent dat de enige dingen op je to-dolijst zijn: trouwen, een drankje doen en de hele nacht dansen. 

Het is geen verrassing dat er ook veel zaken zijn om rekening mee te houden bij het kiezen van een bartender voor je bruiloft. Er zijn zoveel dingen om over na te denken. Hoeveel gasten zullen er zijn? Zijn ze dol op een drankje of meer een nuchtere groep? Kies je voor een all-inclusive locatie, of vindt het plaats in het huis van een familielid? En natuurlijk de heersende vraag van het huwelijk: wat is je budget?

De antwoorden op deze vragen bepalen welk type bartendingservice je nodig hebt voor je grote dag. Lees verder om te ontdekken hoe je de perfecte trouwbartender vindt en welke vragen je hen moet stellen. 

Volledige service of individueel – dat is de vraag.

Er zijn veel verschillende soorten bartendingservices, van volledige baropstelling. Sommige individuele bartenders komen alleen opdagen voor de service, en er zijn volledig inclusieve diensten die opstelling en afbouw omvatten. Als je nog niet hebt besloten waar je je bruiloft gaat houden, dan wil je dat eerst uitzoeken. 

Als je thuis of buiten host, heb je zeker een soort bartendingservice nodig. Als je voor 100% doe-het-zelf gaat, kan het verleidelijk zijn om een paar vrienden de bar te laten draaien, maar dat is geen zo’n geniaal idee als het klinkt. Miscommunicatie is een nachtmerrie op je trouwdag, en gasten vragen die emotioneel betrokken zijn bij zo’n dag, kan chaos veroorzaken. En als ze zelf ook drinken? Dat kan tot juridische problemen leiden. 

Huur een trouwbartender in die een sfeer van professionaliteit en gemak brengt op je feest. Je wilt dat de drankjes soepel blijven stromen, want de bar is een van de belangrijkste onderdelen van je feest. 

Als je een locatie boekt, brainstorm dan met hen. Sommige locaties hebben een interne bartender die ze verplicht stellen te gebruiken. Dat betekent dat ze iemand hebben gevonden die ze vertrouwen en waarmee ze goed kunnen samenwerken om je een soepele ervaring te geven. Sommige locaties staan toe dat je zelf alcohol meebrengt, andere vereisen dat je alcohol bij hen koopt. 

Dit alles vereist dat je beslist hoeveel van je bruiloft je zelf doet en hoeveel je wilt uitbesteden aan een all-inclusive pakket. 

Hoe vind je de perfecte trouwbartender

Voordat je begint te zoeken, wil je jezelf ook een andere belangrijke vraag stellen: wel of geen sterke drank aanbieden? Een eenvoudig menu van wijn en bier is een geweldige optie voor koppels die hun planning onderhoudsarm en budgetvriendelijk willen houden. Het creëert ook een meer ontspannen sfeer, terwijl een volledige bar met cocktails juist wat luxueuzer is. 

Als je kiest voor alleen wijn en bier, kun je mogelijk ook een meer betaalbare bartender inhuren die alleen service biedt. Als je een volledige bar aanbiedt, heb je een full-service bedrijf nodig dat precies weet hoe ze hun bar moeten bemannen met bartenders, barbacks en servers en ook opbouw en opruimen verzorgt. 

Welk type service wil je?

Zodra je weet waar je bruiloft zal plaatsvinden en wat voor barmenu je wilt aanbieden, kun je je keuzes beperken tot het type bartendingservice dat je moet inhuren. 

Er zijn bartendingbedrijven die een full-service ervaring bieden. Ze komen vroeg om de bar op te bouwen met uitrusting zoals glaswerk, ijs, bartools, mixers en fruit. Soms brengen ze ook wijn, bier en sterke drank mee. Ze hebben personeel dat zich toelegt op het bedienen van gasten en personeel dat tijdens en soms na het evenement schoonmaakt. 

Full-service bartendingbedrijven bieden meestal veel pakketten aan, zodat je een pakket kunt vinden dat binnen je budget past. 

Er zijn ook individuele bartenders die alleen service bieden. Ze komen ongeveer een half uur voor je evenement, bedienen gasten aan een bar die je voor hen hebt opgezet, maken tijdens het evenement schoon en vertrekken op een vooraf overeengekomen tijd. 

Deze bartenders bieden meestal geen opbouw of opruiming aan. Dit betekent dat jij verantwoordelijk bent voor het huren van glaswerk, het inslaan van ijs, het koelen van wijn en bier, en het opruimen na het evenement. Deze optie is betaalbaar en ideaal als je vrienden hebt die willen helpen met opruimen en een kleiner budget hebt.

Om geweldige bartenders voor je grote dag te vinden, vraag je aan je locatie met welke bedrijven ze in het verleden succesvol hebben samengewerkt. Vraag ook aan je cateraar. Leveranciers inhuren die eerder met elkaar hebben gewerkt, zorgt voor een soepele dag voor jou. 

Vragen om te stellen aan je trouwbartender

Zodra je een lijst hebt van bartenders waarin je geïnteresseerd bent, stel dan een lijst samen met vragen om hen te stellen. Hoe beter je communiceert, hoe minder problemen je zult hebben.

Hoeveel bartenders moet je inhuren per gast?

De algemene regel is één bartender per 50-75 gasten. Dit is een vrij brede marge die verandert afhankelijk van het type barservice dat je aanbiedt. Is het een cashbar? Dan werkt de bartender wat langzamer omdat hij ook transacties moet afhandelen. Is het een open bar, dan kan je bartender een groter volume bedienen. 

Als je een volledige bar aanbiedt, ligt die verhouding dichter bij 1:50. Dit komt omdat cocktails meer tijd kosten om te maken dan wijn en bier. Laat je de sterke drank achterwege, dan kan je bartender meer gasten bedienen, dichter bij 1:75.

Vergeet echter niet dat de bartender die je inhuurt de expert is op het gebied van hoeveel gasten hij aankan, en hij zal je een reëel aantal kunnen geven. 

Hoe werkt de prijsstelling?

Is er een uurtarief of een vaste prijs? Hoe verandert de prijs als er personeel wordt toegevoegd of verwijderd gedurende de avond? Veel bartendingbedrijven brengen extra teamleden in tijdens het cocktailuur en de toostmomenten, en verminderen het personeel wanneer het rustiger wordt tijdens het diner. 

Je bartender moet je documentatie geven over prijsstelling en diensten. Vraag om een uitsplitsing van een volledige servicebar en of er een verschil is tussen het serveren van cocktails of alleen bier en wijn. Je wilt precies weten waarvoor je betaalt en waarvoor niet, zodat je dit kunt vergelijken met andere leveranciers. 

Wat is wel en niet inbegrepen in de diensten die je aanbiedt?

Neem niets aan als het gaat om het inhuren van een trouwbartender. Vraag hen om een checklist van wat ze van jou nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Brengen ze ijs mee, of is dat jouw taak? Hoe zit het met alcohol? Brengen ze glaswerk mee, en zo ja, wat voor soort? Brengen ze hun eigen bartools, mixers en fruit mee? 

Hoeveel opbouw leveren ze? Hoeveel opruimen is jouw verantwoordelijkheid en hoeveel doen zij? Sommige bedrijven maken gedurende hun dienst schoon en verzorgen het afval. Veel bartenders maken tijdens hun dienst schoon maar ruimen niet na afloop op. Om problemen met je locatie te voorkomen, zorg dat je duidelijke afspraken maakt over de details na het feest. 

Hoe zorg je dat alles soepel verloopt

Als je besluit om alleen een bartender voor de service in te huren, is het belangrijk om grondig te werk te gaan en ervoor te zorgen dat je hen alles geeft wat ze nodig hebben voor een soepele service. Bartending is een stressvolle, snelle job, en alles wat ze nodig hebben moet binnen handbereik zijn om een goede ervaring voor je gasten te creëren. 

Vraag om een checklist van alles wat je moet leveren. Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het verzamelen van alles op de lijst en het opzetten. Het is altijd een goed idee om iemand te vragen die als bartender heeft gewerkt om dit te doen, omdat er dan minder kans is op verwarring. 

Zorg ervoor dat je een bord maakt dat duidelijk alle drankopties vermeldt. Maak het groot genoeg zodat gasten het kunnen lezen terwijl ze de bar naderen, niet pas als ze in de rij staan en moeten bestellen. Wees specifiek. Als je bier en wijn aanbiedt, schrijf dan niet gewoon “Rode wijn, Witte wijn, Lager, IPA.” Vermeld de stijl van wijn, de regio, en de stijl, naam en brouwerij van het bier. Noteer ook of de wijn die je serveert natuurlijke wijn is. Dit voorkomt dat gasten je bartender steeds opnieuw dezelfde vraag stellen en houdt de rij in beweging.

Als je een locatie boekt, vraag hen dan waar de beste plek is om de bar neer te zetten. Zij kennen de indeling van hun ruimte het best en hebben dit al vaak gedaan. Vertrouw op hun expertise hiervoor. Als je het zelf doet, zorg er dan voor dat de bar ver genoeg verwijderd is van de ingang en eventueel buffet. Zo voorkom je opstoppingen. 

Vergeet niet om de bar te decoreren zodat deze past bij de stijl van je bruiloft. De bar is een drukbezochte plek op je bruiloft en veel gasten zullen er blijven hangen, dus maak het gezellig. 

Je laatste tip: vergeet de fooi niet!

Fooi geven is onderdeel van de bartendingcultuur, en het is aan jou om een fooi van 20% of meer aan je bartender te geven. Sommige gasten kiezen ervoor om een fooi te geven als je een open bar hebt, maar ze zouden zich niet verplicht moeten voelen. Vraag je bartender of de fooi is inbegrepen, en als dat niet zo is, zorg dan dat je een plan hebt om hen aan het einde van je evenement te belonen. 

Een bartender op je trouwdag zorgt ervoor dat iedereen een geweldige tijd heeft en een drankje in de hand. Het brengt een sfeer van professionaliteit, gemak en exclusiviteit die je bruiloftservaring verrijkt. Als je deze tips volgt, kun je gerust zijn in de wetenschap dat je goed hebt gecommuniceerd met je bartender en dat je dag net zo onvergetelijk wordt als je wilt.

Op zoek naar een makkelijke manier om cocktails te serveren op je grote dag? Probeer onze Spritz Sampler, klassieke Spaanse wijncocktails in een blikje. Ze zijn compact, eenvoudig te serveren en perfect voor een zomerse bruiloft.